Politică de confidențialitate

Politica privind protecţia datelor personale
Versiunea 1 din 25 mai 2018

SC NOVA LIBRIS IMPEX SRL  (“societatea”), cu sediul in Bucureşti, str. Vedea nr.6,bl.86AB ,sc.B ,et.8, ap.71, sector 5, înregistrată cu număr de ordine J40/9180/1996, număr de înregistrare fiscala RO 8915033 îşi asumă angajamentul de a proteja datele tale cu caracter personal si de a se conforma Legislaţiei PDP.

Legislaţia PDP: înseamnă orice lege, ordonanţă, hotărâre, regulament sau legislaţie secundară emisă de Autoritatea de Supraveghere, privind prelucrarea, confidenţialitatea şi utilizarea Datelor cu caracter personal, incluzând:

• LEGEA nr. 677/2001 pentru protecţia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal şi libera circulaţie a acestor date, modificată şi completată („Legea 677/2001”); Legea nr. 506/2004 privind prelucrarea datelor cu caracter personal şi protecţia vieţii private în sectorul comunicaţiilor electronice („Legea 506/2004”) şi orice alt act normativ din Româna care implementează aceste legi, Directiva 95/46/CE („Directiva Data Protection”); şi

• Începând din 25 mai 2018, Regulamentul nr.679 din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE (numit Regulamentul general privind protecţia datelor – „GDPR”), de la data la care acesta va fi aplicabil; şi orice alte normative naţionale date în aplicarea GDPR;

Prin folosirea acestui site, sunteti de acord cu practicile descrise in aceasta Politica de Confidentialitate. Daca nu sunteti de acord cu aceasta Politica de Confidenţialitate, va rugam sa nu utilizati acest site.
S-ar putea sa fie nevoie sa modificam aceasta Politica în viitor. Actualizarile vor fi publicate online pe site-ul www.ai-formulare.ro. Daca modificarile sunt substantiale, vom anunta actualizarea prin canalele de comunicare obisnuite pentru astfel de anunturi.
Continuarea utilizarii de catre dvs. a site-ului web www.ai-formulare.ro si a serviciilor Societatii dupa data intrarii in vigoare a acestor modificari constituie acceptarea de catre dvs. a acestor modificari.
Pentru a va usura efortul de examinare, vom publica versiunea si data de intrare in vigoare in partea superioara a documentului.

I. Ce persoane vizează prelucrarea datele cu caractare personal?
Societatea prelucrează datele următoarelor categorii de persoane fizice, în funcţie de scopul prevăzut la pct. III.:
a) Clienţi/potenţiali clienţi, ofertanți, contractanţi/furnizori, împuterniciţii sau reprezentanţii acestora;
b) Acţionarii Societăţii, manageri, cenzori, colaboratori;
c) Angajaţi, candidați, membrii familiei vizate, persoane care au depus CV-uri in vederea angajarii.
Aceasta politica va ofera detalii despre ce fel de informatii sunt culese si urmarite, despre modul in care sunt utilizate acestea si catre cine sunt distribuite.
Noi revizuim permanent principiile privind securitatea datelor cu caracter personal, prezentate mai jos. Aceste principii contin angajamentul nostru de a proteja confidentialitatea datelor cu caracter personal furnizate.
Confidentialitatea dvs. este un factor important de care Societatea tine seama in cadrul activităţii sale. Ne angajam sa fim transparenti si deschisi. Aceasta Politica de confidentialitate explica modul in care primim informatia despre dvs. si cum o gestionam in momentul in care o detinem.

II. Ce date cu caracter personal colecteaza  NOVA LIBRIS IMPEX ? Cum obtinem informatii despre dvs.?
Conform prevederilor legale, „date cu caracter personal” inseamna orice informatii privind o persoana fizica identificata sau identificabila („persoana vizata”); o persoana fizica identificabila este o persoana care poate fi identificata, direct sau indirect, in special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un numar de identificare, date de localizare, un identificator online, sau unul sau mai multe elemente specifice propriei sale identitati fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale.
Orice date care nu se incadreaza in aceasta definitie constituie „date fara caracter personal”.
Societatea proceseaza datele celor care accesează website-ul www.ai-formulare.ro sau sediul firmei, respectiv persoane fizice – clienti sau potentiali clienti, reprezentanti (spre exemplu: directori, administratori, acţionari, imputerniciti, persoane de contact), ai clientilor sau potentialilor clienti, furnizorilor sau partenerilor de afaceri, angajati si colaboratori, cum ar fi nume si prenume, date din actele de identitate, adresa de domiciliu/reşedinţă, cetăţenie, telefon/fax/e-mail, funcţie, informaţii de înregistrare sau conectare solicitate de site-ul www.ai-formulare.ro (ex. ID logare/ e-mail, nume de utilizator, parola).
Atunci cand accesezi website-ul Societăţii, serverele noastre creează în mod automat inregistrari ale vizitei tale. Aceste inregistrari includ, de obicei, adrese IP, numarul de accesari, pagina de internet de la care te-ai conectat si alte date. Noi utilizam cookie-urile sau alte modalitati de stocare automata a datelor pentru a colecta anumite tipuri de informatii pe care dumneavoastra le furnizati in momentul in care interactionati cu site-ul www.ai-formulare.ro. Va rugam sa vedeti Politica noastra referitoare la cookie-uri.
Mai aflăm informatii despre dvs. atunci când ni le furnizaţi personal, sau prin împuternicit:

• în mod direct la sediul nostru (de ex., atunci când solicitati oferte, produse, sau când intraţi în relaţii contractuale de orice natură cu Societatea noastră);

• atunci când trimiteţi solicitări pe email, fax, posta sau telefonic;

• când sunt necesare pentru executarea unei operaţiuni facturare/ plata/ aviz marfă.

• prin intermediul website-ului nostru, cu ocazia înregistrării contului sau cu ocazia accesării altor informații disponibile pe bază de înregistrare;

Societatea colectează si utilizează numai informaţii personale bazate pe motive legitime si in felul in care un individ interesat se aşteaptă în mod rezonabil, si fara efecte adverse nejustificate. In plus, Societatea va depune eforturi rezonabile pentru a fi transparentă in privinta modului in care intentioneaza sa utilizeze aceste informatii si pentru a le oferi persoanelor vizate informari adecvate atunci când colecteaza datele lor personale.
Societatea colecteaza numai informatiile necesare desfăşurării activităţii sale în beneficiul clienţilor săi şi numai pentru executarea obligaţiilor sale comerciale.
Societatea isi informeaza persoanele vizate cu privire la informatiile pe care le colecteaza si la modul in care vor fi utilizate aceste informatii. Informatiile personale nu vor fi utilizate in niciun alt scop decât cel prevazut de aceasta politica.
De la angajatii sai (inclusiv angajatii potentiali si fostii angajati), Societatea colecteaza informatii care ii vor permite indeplinirea procedurilor legate de recrutare, angajare, raporturile de muncă, salarizare, sa gestioneze beneficiile angajatilor si administrarea planurilor de beneficii aferente, in scopul gestionarii resurselor umane si al pregatirii personalului si in scopul unor alte cerinte legale.
Persoanele vizate pot sa „opteze” inainte ca Societatea sa foloseasca informatiile personale in scopuri de informare si comunicare privind serviciile Societăţii.

III. In ce scop procesam datele personale?
Prelucrare inseamna orice operatiune sau set de operatiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fara utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, inregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispozitie in orice alt mod, alinierea sau combinarea, restrictionarea, stergerea sau distrugerea.
In general, toate informatiile colectate sunt utilizate in scopul prevazut, pentru care le-ati trimis catre noi, mentionat in momentul colectarii sau in Politica de confidentialitate.  NOVA LIBRIS IMPEX poate utiliza datele dumneavoastra personale şi într-unul din urmatoarele scopuri:
• Achizitia de produse realizate de noi. Site-ul nostru www.ai-formulare.ro permite cumpararea unor produse realizate de noi prin intermediul unui magazin online operat de catre noi sau de catre un vanzator in numele nostru. Daca cumparati un produs prin intermediul magazinului online, vi se va cere sa furnizati informatiile dumneavoastra privind nume, prenume, telefon, fax, Email, adresă, cont bancar, date de identitate. Aceste informatii sunt utilizate pentru a incheia achizitia dumneavoastra si pentru a confirma comanda. De asemenea, puteti cumpăra produsele realizate de noi şi la sediul societăţii noastre unde vi se vor solicita datele necesare încheierii convenţiei precum nume, prenume, telefon, fax, e-mail, calitate sau funcţie
• Intretinerea contului – pentru crearea si intretinerea conturilor dumneavoastra pe site-ul  NOVA LIBRIS IMPEX.
• Comunicari de marketing – NOVA LIBRIS IMPEX colecteaza si prelucreaza datele dumneavoastra personale pentru comunicari comerciale precum email, SMS sau comunicari prin posta doar cu acordul dumneavoastra explicit. Va puteti dezabona oricand de la primirea unor astfel de comunicari comerciale prin e-mail sau SMS, prin urmarea instructiunilor de dezabonare oferite in fiecare astfel de comunicare. In cazul in care sunteti inscris in baza noastră de date, aveti posibilitatea sa va modificati preferintele de comunicare editand profilul dumneavoastra pe website (acolo unde este disponibila aceasta optiune) sau contactandu-ne la adresa de email : office@novalibris.ro
• Realizarea unui interes legitim (ex.: in scopul constatării, exercitării sau apărării unui drept in justiţie, in scopuri administrative interne, pentru facturarea serviciilor prestate si efectuarea plăţilor aferente);
• În scop probatoriu în legătura cu activităţile de mai sus și de arhivare;
• Prevenirea accesului neautorizat/asigurării securităţii reţelei/informaţiilor.

IV. Ce facem cu informatiile dvs. dupa ce intram in posesia lor? Catre cine si cand poate transfera Societatea datele personale?
Atunci când ne furnizati informatii, Societatea le utilizeaza in scopurile pentru care ne-ati acordat permisiunea dvs., menţionate la pct.III, cu precizarea cu fiecare utilizare are relevanţă pentru fiecare persoană în parte.
Societatea poate colecta, înregistra, organiza, stoca, adapta ori modifica, extrăgea, consulta, utiliza, dezvălui către terţi prin transmitere, diseminare sau in orice alt mod, alătura ori combina, şterge sau distruge datele cu caracter personal menţionate la pct.II.
Vom divulga datele dvs cu caracter personal numai pe baza consimtamantul dvs. în următoarele posibile situaţii:

•  Pentru furnizarea serviciilor către dvs., prin realizarea acestora cu terţi colaboratori care respectă legislaţia PDP.

• Atunci când cerintele de reglementare ne impun acest lucru. Ne conformam legislaţiei PDP ori de câte ori primim cereri legate de dvs. de la autoritati sau in cazul unui proces. Va vom informa atunci când ni se va cere sa oferim datele dvs. personale in acest mod, cu exceptia cazului in care acest lucru ni se interzice prin legislaţia PDP. Atunci când primim astfel de cereri, difuzam datele personale numai daca suntem convinsi, cu buna credinta, ca legea ne cere sa o facem. Nimic din aceasta politica nu vizeaza limitarea mijloacelor legale de aparare sau obiectiile pe care le-ati putea avea fata de solicitarea unui tert de a divulga informatiile dvs.

• Atunci când credem ca este necesar pentru a impiedica prejudicierea dvs. sau a altor persoane şi numai daca apreciem in mod rezonabil, cu buna credinta, ca este necesar pentru protejarea drepturilor, proprietatii si securitatii dvs., ale altor parteneri, ale Societăţii.

Cu excepţia situaţiilor prezentate mai sus, nu vom dezvălui fara autorizare nici o informaţie referitoare la clienţii, angajaţii si partenerii noştri.
Pe baza consimţământului dvs. expres si clar exprimat, oferit astfel si numai in limitele PDP, in scopul de a răspunde solicitărilor dvs. prin oferirea de servicii care pot prezenta interes pentru dvs., este posibil sa oferim astfel de informaţii către parteneri cu care putem colaborăm în scopul realizării serviciilor si care sunt de acord sa respecte prezenta Politica de confidenţialitate si sa pastreze confidenţialitatea informaţiilor.

V. Ce masuri de securitate utilizează Societatea pentru protejarea datele dvs. personale?
Ne angajam sa protejam datele dvs. personale de îndată ce suntem in posesia lor. Implementam masuri de securitate privind personalul, fizice si tehnice. In ciuda eforturilor noastre, in cazul in care vom depista o breşa de securitate, va vom informa, in aşa fel încât sa puteţi iniţia masuri de protecţie adecvate.
Societatea îndeplineşte cerinţele minime de securitate a datelor cu caracter personal.
Pentru a proteja datele cu caracter personal de distrugere accidentală sau ilegală, de pierderea sau alterarea acestora şi de accesul unor persoane neautorizate, utilizăm metode şi tehnologii de securitate, împreună cu prezenta politică de securitate aplicată utilizatorilor:
1. Utilizatorii care au acces la baza de date a informaţiilor cu caracter personal sunt angajaţii şi managementul societăţii, fiecare dintre aceştia accesează baza de date cu propriul nume de cont si parola (după 5 introduceri greşite a parolei contul se blochează). Toţi utilizatorii sunt obligaţi sa păstreze confidenţialitatea datelor la care au acces, iar la fiecare terminare de sesiune in baza de date vor închide sesiunea. In cazul in care unul sau mai mulţi utilizatori sunt revocaţi din diverse motive conturile de acces se suspenda automat.
2. Utilizatorii accesează datele cu caracter personal numai pentru îndeplinirea atribuţiilor de serviciu;
3. La intervale de timp (lunar) se efectuează o copie de siguranţa a bazei de date. Copiile de siguranţa ale bazei de date sunt păstrate in camere separate de spatiile in care se stochează sau in care se operează asupra datelor cu caracter personal, iar accesul la acestea este restricţionat.
4. Computerele de la care se acceseaza baza de date a informaţiilor au implementate soluţii de protecţie antivirus, antispam si firewall updatate la zi.
5. Imprimarea datelor cu caracter personal se realizează numai de către utilizatorii autorizaţi pentru aceasta operaţiune si numai in scopuri cerute de legislaţia PDP.
Sediul Societăţii este dotat cu sistem de alarma, iar datele cu caracter personal sunt stocate electronic in fisiere securizate, protejate de parola. Informatiile pe suport de hartie sunt pastrate in dosare speciale, la care au acces doar angajatii societatii, carora le incumba obligatia de confidentialitate.
De asemenea, nu pastram datele dvs. personale mai mult decât este necesar, astfel ca le pastram numai o perioada suficient de lunga pentru a indeplini scopul in care le-am colectat. La data expirării termenului de stocare, initiem actiuni de distrugere a acestora, cu exceptia cazului in care legislatia ne impune sa le pastram o perioada mai lunga de timp.
Societatea utilizeaza procedurile de securitate si ia masurile pe care le considera adecvate pentru garantarea datelelor personale pe care clientii sau angajatii nostri sau alte persoane le furnizeaza Societăţii. Scopul Societăţii este de a preveni accesul neautorizat, de a mentine acuratetea datelor, de a asigura utilizarea adecvata a datelor si de a proteja datele impotriva pierderii, utilizarii gresite sau modificarii informatiilor aflate sub controlul Societăţii.

VI. Asteptarile Societăţii pentru furnizorii de servicii.
Societatea se asteapta ca furnizorii sai de servicii, care pot avea acces la datele personale furnizate de clientii, angajatii nostri sau alti parteneri, in scopul furnizarii de servicii de catre Societate, sa respecte principiile de confidentialitate, integriate, disponibilitate, autenticitate si non-repudiere enuntate in prezentul document, indiferent daca acesti furnizori de servicii acceseaza informatii despre clienti, angajati sau parteneri si considera angajamentul furnizorului privind confidentialitatea si securitatea ca parte a procesului sau de luare a deciziilor cu privire la furnizarea de servicii.
Societatea nu intra in relatii cu nici o persoana care nu este de acord cu conditiile oferite privind securitatera datelor personale.

VII. Ce drepturi aveţi în conformitate cu legislaţia PDP?
Persoanele înregistrate, în calitate de persoane vizate, au următoarele drepturi:
a) Dreptul la informare – dreptul de a obţine de la Societate, la cerere şi în mod gratuit pentru o solicitare pe an, confirmarea faptului că datele care o privesc sunt sau nu prelucrate de aceasta;
b) Dreptul de acces la date cu caracter personal – dreptul de a obţine de la Societate, la cerere şi în mod gratuit, rectificarea, actualizarea, blocarea sau ştergerea datelor cu caracter personal prelucrate de Societate, în special a datelor incomplete sau inexacte, pe baza actelor doveditoare;
c) Dreptul de intervenţie asupra datelor cu caracter personal – dreptul de a obţine de la Societate, la cerere şi în mod gratuit, transformarea în date anonime a datelor a căror prelucrare nu este conformă cu legislaţia PDP;
d) Dreptul de opoziţie – dreptul de a se opune în orice moment, din motive întemeiate şi legitime, ca datele care o vizează să facă obiectul unei prelucrări, cu excepţia cazurilor în care există dispoziţii legale contrare;
e) Dreptul de a nu fi supus unei decizii individuale – orice persoană are dreptul de a cere şi de a obţine:
– retragerea sau anularea oricărei decizii care produce efecte juridice în privinţa sa, adoptată exclusiv pe baza unei prelucrări de date cu caracter personal, efectuată prin mijloace automate, destinată să evalueze unele aspecte ale personalităţii sale, precum competenţa, corectitudinea, utilitatea, credibilitatea, comportamentul său ori alte asemenea aspecte;
– reevaluarea oricărei alte decizii luate în privinţa sa, care o afectează în mod semnificativ, dacă decizia a fost adoptată exclusiv pe baza unei prelucrări de date care întruneşte condiţiile de la litera a);
f) Dreptul de a se adresa justiţiei pentru apărarea oricăror drepturi garantate de legislaţia PDP, care i-au fost încărcate.
Termenul standard de răspuns la cererile Dvs. este de 30 de zile, în cazul în care formularea răspunsului necesită analiza unui volum ridicat de documente/ informaţii etc, acest termen poate fi prelungit cu maximum 60 de zile, sens în care vă vom informa despre acest aspect în intervalul iniţial de 30 de zile.
În situaţia în care nu vom putea identifica datele cu caracter personal din cauza elementelor de identificare pe care ni le furnizaţi în cerere, este posibil să nu vă putem identifica ca persoană vizată şi nu vom putea da curs cererii dvs. în conformitate cu prezenta secţiune, cu excepţia cazului în care ne oferiţi informaţii suplimentare care să ne permită identificarea. Vă vom informa şi pentru a ne oferi detalii suplimentare.
În plus, vă informăm că nu utilizăm procese decizionale automate, incluzând crearea de profiluri. Datele Dvs. cu caracter personal sunt folosite exclusiv în scopurile prezentate mai sus, în principal pentru încheierea şi executarea convenţiilor.

VIII. Ce se întâmpla daca refuzaţi sa furnizaţi date cu caracter personal?
Daca nu alegeţi sa oferiţi orice informaţii personale atunci când sunt solicitate, este posibil sa nu puteţi participa la anumite activităţi si caracteristici personalizate pe site-urile noastre sau sa aveţi acces limitat la serviciile noastre. De exemplu, daca refuzaţi sa împărtăşiţi adresa dumneavoastră de email, nu veţi putea să comandaţi produsele de pe site-ul nostru, sau nu veți putea primi comunicări privind serviciile în derulare. Cu toate acestea, pentru a căuta pur si simplu in site-urile noastre si pentru a afla mai multe despre produsele noastre, nu trebuie sa ne oferiţi nici un fel de informaţii personale.

IX. Contactează Societatea
Daca doriţi să corectaţi informaţiile sau sa adresaţi întrebări despre politica noastră de confidenţialitate, va rugam sa ne contactaţi la:
Adresa: Bucureşti, sector 4, str. Pogoanele nr.149
Tel./fax: 021 423 32 80 ; 021 424 03 13 ; 021 451 08 18
E-mail: office@novalibris.ro